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平成29年度町県民税の特別徴収税額について、各事業所に通知しました。「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」(事業者編)概要

 
平成29年度町県民税の特別徴収税額について、各事業所に通知いたしました。

 平成29年度の特別徴収税額通知につきましては、地方税法等関係法令の改正により、特別徴収義務者用には個人番号(マイナンバー)を記載することとなりました。
 各事業所様が特定個人情報の取扱いを進めていただくことから、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」(事業者編)について概要をまとめました。参考にされ対応をお願いします。
 

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」の概要 (事業者編)

マイナンバーに対する国民の懸念と保護措置

  • マイナンバーを用いた個人情報の追跡・突合が行われ、集約された個人情報が外部に漏えいするのではないか。
  • 他人のマイナンバーを用いた成りすまし等により財産その他の被害を負うのではない

→番号法では、マイナンバーの利用範囲を限定し、利用目的を超えた目的での利用を禁止するなど保護措置を規定しています。

利用の制限

  • マイナンバーを利用できる事務については、番号法によって限定的に定められています。(原則的な利用)
  • 事業者がマイナンバーを利用するのは、主として、社会保障及び税に関する手続書類に従業員等のマイナンバーを記載して行政機関等及び健康保険組合等に提出する場合です。(個人番号関係事務)
  • 例外的なマイナンバーの利用は、(1)金融機関が激甚災害時等に金銭の支払を行う場合、(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合に限られています。
<利用目的の範囲内として利用が認められている場合>
 前年の給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けたマイナンバーについては、同一の雇用契約に基づいて発生する当年以後の源泉徴収票作成事務のために利用することができると解されます。
 事業者は、給与所得の源泉徴収票作成事務のほか健康保険・厚生年金保険届出事務等を行う場合、従業員等からマイナンバーの提供を受けるに当たって、これらの事務の全てを利用目的として特定して、本人への通知等を行うことにより、利用目的の変更をすることなくマイナンバーを利用することができます。
<利用目的の変更が認められる場合>
 雇用契約に基づく給与所得の源泉徴収票作成事務のために提供を受けたマイナンバーを、雇用契約に基づく健康保険・厚生年金保険届出事務等に利用しようとする場合は、利用目的を変更して、本人への通知等を行うことにより、健康保険・厚生年金保険届出事務等にマイナンバーを利用することができます。

 

提供の制限、収集・保管制限

  • 個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人等にマイナンバーの提供を求めることができます。
  • 番号法で限定的に明記された場合を除き、マイナンバーの提供を求めてはなりません。
  • 番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはなりません。
  • 番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはなりません。
    「特定個人情報とは、個人番号を含む氏名・生年月日・など特定の個人を識別できる個人情報」

 <番号法で限定的に明記された場合>(番号法第19条各号)

  ◯個人番号利用事務実施者からの提供(第1号)
  ◯個人番号関係事務実施者からの提供(第2号)
  ◯本人又は代理人からの提供(第3号)
  ◯委託、合併に伴う提供(第5号)
  ◯情報提供ネットワークシステムを通じた提供(第7号)
  ◯特定個人情報保護委員会からの提供の求め(第11号)
  ◯各議院審査等その他公益上の必要があるときの提供(第12号)
  ◯人の生命、身体又は財産の保護のための提供(第13号)

※事業者は、給与の源泉徴収事務を処理する目的で、従業員等に対し、マイナンバーの提供を求めることとなります(番号法第19条第3号)。一方、従業員等の営業成績等を管理する目的で、マイナンバーの提供を求めてはなりません。
※同じ系列の会社間等で従業員等の個人情報を共有データベースで保管しているような場合、従業員等が現在就業している会社のファイルにのみそのマイナンバーを登録し、他の会社が当該マイナンバーを参照できないようなシステムを採用していれば、共有データベースにマイナンバーを記録することが可能であると解されます。
※共有データベースに記録されたマイナンバーを出向者本人の意思に基づく操作により出向先に移動させる方法をとれば、本人が新たにマイナンバーを出向先に提供したものとみなすことができるため、提供制限には違反しないものと解されます。
※扶養控除等申告書は、7年間の保存義務があることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載されたマイナンバーを保管しておく必要はなく、原則として、マイナンバーが記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。

 安全管理措置等 (1)(委託の取扱い)

 個人番号関係事務の全部又は一部の委託者は、委託先において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

必要かつ適切な監督
(1)委託先の適切な選定、(2)委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結、(3)委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
・委託者は、委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境等をあらかじめ確認しなければなりません。
・契約内容として、秘密保持義務、事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止、特定個人情報の目的外利用の禁止、再委託における条件、漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込まなければなりません。
・委託者は、委託先だけではなく、再委託先・再々委託先に対しても間接的に監督義務を負います。

安全管理措置等 (2)(安全管理措置)

 マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。また、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。

・基本方針の策定
 特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要です。
・取扱規程等の策定
 特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなければなりません。
・組織的安全管理措置
 組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用、取扱状況を確認する手段の整備、情報漏えい等事案に対応する体制の整備、取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
・人的安全管理措置
 ◯事務取扱担当者の監督  ◯事務取扱担当者の教育
・物理的安全管理措置
 特定個人情報等を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止、マイナンバーの削除、機器及び電子媒体等の廃棄

【中小規模事業者に対する特例を設けることにより、実務への影響を配慮しています。】

中小規模事業者とは、事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者であって、次に掲げる事業者を除く事業者をいいます。
・個人番号利用事務実施者
・委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者
・金融分野(金融庁作成の「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」第1条第1項に定義される金融分野)の事業者
・個人情報取扱事業者
 

【「特定個人情報に関する安全管理措置」の中小規模事業者における対応方法】
 安全管理措置は、事業者の規模及び特定個人情報等を取り扱う事務の特性等により、適切な手法を採用してください。

  • 組織的安全管理措置

 事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる組織的安全管理措置を講じなければなりません。
取扱規程等に基づく運用、取扱状況を確認する手段の整備として、特定個人情報等の取扱状況の分かる記録を保存する。
※例えば、次のような方法が考えられます。
・業務日誌等において、特定個人情報等の入手・廃棄、源泉徴収票の作成日、税務署への提出日等の、特定個人情報等の取扱い状況等を記録する。
・取扱規程、事務リスト等に基づくチェックリストを利用して事務を行い、その記入済みのチェックリストを保存する、など
 

特定個人情報の適正な取扱いを確保するための具体的な事務に当たっては、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を参照してください。
(個人情報保護委員会ホームページhttp://www.ppc.go.jp/legal/policy/

 

このページに関するお問い合わせ

総務課 税務係
電話番号:【代表】0268-82-3111(内線141) 【直通】0268-75-6206

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